Wie Lufthansa Technik eine neue Meeting-Kultur etabliert
Viele der 4.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Segment Aircraft Component Services von Lufthansa Technik steckten in Arbeitstagen mit Meeting-Endlosschleifen fest. Eine interne Community aus Facilitatoren soll das mithilfe von 9 Spaces ändern – und eine neue Meeting-Kultur etablieren.
Lufthansa Technik ist eines der weltweit führenden Unternehmen in der Flugzeugwartung, -reparatur und -überholung. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Hamburg und beschäftigt über 24.000 Mitarbeitende weltweit. Aircraft Component Services (ACS) ist einer der fünf Geschäftsbereiche von Lufthansa Technik.
- Branche: Luft- und Raumfahrt (MRO – Wartung, Reparatur und Überholung)
- Hauptsitz: Hamburg, Deutschland
- Anzahl der Mitarbeitenden: 24.114
- Mitarbeitende im Bereich: 4.500
Die Herausforderung
„Nose-to-Tail“ ist ein Begriff aus der Flugzeuginstandhaltung und beschreibt, wie ein Flugzeug nach dem anderen zur Wartung in den Hangar geschoben wird. Ein Flugzeug fährt raus, das nächste fährt rein, Flugzeugvorderteil reiht sich an Flugzeughinterteil.
Janne Weidisch, Transformationsmanagerin im Segment Aircraft Component Services von Lufthansa Technik, verwendet dieses Bild, um die überfüllten Kalender in der Organisation zu veranschaulichen: „Viele Kalender zeigen Arbeitstage bis hin zu Arbeitswochen mit Nose-to-Tail-Terminfolgen – vor allem die der administrativen Jobs und des Leitungsteams.“ Das bedeutet: Meeting knüpft an Meeting. Zeit für schöpferisches und kreatives Arbeiten wird knapp und muss mühsam erkämpft werden.
Um dauerhaft erfolgreich sein zu können, braucht es eine gute Balance aus Meetings, die Klarheit und Energie schaffen, meetingfreier Zeit für konzentrierte Einzelarbeit, sowie kreativem Freiraum, um Dinge ohne Agenda entstehen zu lassen. Die Ausgangsfrage von Janne war entsprechend:
- Wie kann es uns gelingen, die riesige Anzahl von Meetings in unserem Segment mit 4.500 Mitarbeitenden zu optimieren?
- Wie schaffen wir es, dass unsere ganze Organisation bereit dazu wird, in jedem Meeting besser als im vorherigen zu werden und auch meetingfreie Zeiten in unseren Kalendern entstehen zu lassen?
Die Lösung: Eine Community aus Facilitatoren
Gute Meetings sind facilitiert.
Das ist eine von mehreren Vereinbarungen zu guten Meetings, die das Management-Team des Geschäftsbereichs sehr früh innerhalb des Veränderungsprozesses traf. Entsprechend folgte der Aufbau einer internen Community aus Facilitator*innen, bestehend aus Kolleginnen und Kollegen, die sich neben ihrer Haupttätigkeit dazu bereit erklärten, durch die Rolle des Facilitators einen wesentlichen Beitrag zu besseren Meetings zu leisten. Die Community wurde im Sommer 2023 in Hamburg gegründet und verfolgt das Ziel, die Qualität und Effizienz von Meetings und Workshops nachhaltig zu steigern. Mittlerweile sind mehr als 50 Mitarbeitende aktive Mitglieder der Community.
Mithilfe der Vorlage aus dem 9-Spaces-Tool „Das Rollen-Bild“ hat die Community Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten festgelegt. Jede Rolle besteht aus einem Sinn und Zweck („Wofür brauchen wir diese Rolle? Was ist ihr unerreichbares Ziel?“) und mehreren Verantwortlichkeiten. Die Facilitator-Rolle setzt sich folgendermaßen zusammen:
Purpose: Meetings im Gerätebereich Aircraft Component Services sind effizient. Sie bringen Klarheit und sorgen für Flow.
Verantwortlichkeiten:
- sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden den Purpose des Meetings kennen und im Blick behalten
- behält die Zeit im Blick
- stellt sicher, dass sich alle Teilnehmenden an die Regeln halten
- kennt sich mit Moderationstechniken aus und wendet sie sinnvoll an
„Die Facilitator-Community ist ein großer Gewinn für unser Segment“, sagt Daniel Gross, Leiter Asset Management & Fulfillment. „Auch wenn es manchmal schmerzvoll erscheint, Kapazitäten für die Community bereitzustellen, die auch dringend für eigene, operative Themen gebraucht werden, zahlt sich die Investition aus. Eine gute Moderation hilft uns dabei, schnell und effizient gute Workshop-Ergebnisse zu erzielen. Zudem fördert die Community eine Kultur des Gebens und Nehmens. Unsere Facilitator-Kolleg*innen blühen auf, wenn sie die Möglichkeit haben, ihre Stärken voll einzubringen.“
Fünf besonders aktive Facilitator*innen haben Zugriff auf die Teamplan-Lizenz zur Tool-Plattform 9 Spaces und nutzen diese, um Workshops und Meetings zu konzipieren und vorzubereiten. Innerhalb der Community übernehmen diese fünf Seniorrollen. Eine der Verantwortlichkeiten dieser Rolle ist es, weniger erfahrene Facilitator*innen im Ausfüllen ihres Purposes unterstützen und ihr Know-how mit ihnen zu teilen.
Mitarbeitende, die eine/n Facilitator*in benötigen, können sich über einen internen Community-Kanal in Microsoft Teams an die Moderierenden wenden. Janne erzählt: „Die Konzeption unserer Workshops beginnt immer mit einem Auftragsklärungsgespräch zwischen Facilitator*in und Auftraggeber*in zur Klärung von Purpose, Zielen, Wünschen und sonstigen Rahmenbedingungen, die wir in der Begleitung berücksichtigen sollten.“
Wenn Purpose und Ziele geklärt sind, nutzen die Facilitator*innen die Tool-Plattform 9 Spaces, um passende Strukturierungshilfen und Übungen zu identifizieren und den Workshop oder das Meeting vorzubereiten. „Wir suchen entweder nach Schlagworten oder steigen über die vorgegebenen Kategorien ein. Auch mit den Journeys haben wir schon gearbeitet und so komplexere Lernreisen bestehend aus mehreren Formaten designt“, sagt Janne.
Stimmen aus der Lufthansa Technik
Ganz klar: Die Community ist eine Bewegung von Innen. Es sind nicht nur Moderations-Vollprofis darin, sondern auch engagierte und motivierte Quereinsteiger*innen, die drei vierstündige Trainings erhalten und dann mit der Community weiterlernen. Diesen Mitarbeitenden Sicherheit zu geben und neue Formate leichtfüßig zu vermitteln, ist ein wichtiger Mehrwert von 9 Spaces. „Ganz besonders toll finde ich die Kombination der Erklärvideos mit den PDF-Dateien. Sie ermöglichen es auch weniger erfahrenen Kolleg*innen Methoden und Tools anzuwenden. Ich gucke mir zum Einstieg gerne das Video an und bekomme ein tolles Grundverständnis. In meiner eigenen Vorbereitung befolge ich dann die Anleitung des PDF-Handouts“, sagt Janne.
Eine neue Meeting-Kultur lässt sich nicht beschließen und auch nicht in einem abgeschlossenen Transformationsprojekt implementieren. Es braucht ein Impuls-Grundrauschen und ein ständiges Nachbessern. Für Lufthansa Technik ist die Facilitator-Community ein pragmatischer Weg, in kleinen, aber ständigen Schritten die eigenen Meetings in der Breite zu verbessern.
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Was könnt ihr von dem Lufthansa Technik-Beispiel lernen? Wie kann 9 Spaces euch dabei helfen, eure Zusammenarbeit leichtfüßiger zu machen? In einem kostenlosen Infogespräch finden wir das gemeinsam raus.