7 Organisationsprozesse, die jede*r Startup-Gründer*in kennen sollte
Wir stellen dir 7 Prozesse und Formate vor, mit denen du Struktur in dein Projekt oder deine Unternehmung bringen kannst.
Diese Tool-Auswahl wurde kuratiert von Martin aus dem Neue-Narrative-Team.
Jede*r Startup-Gründer*in kennt es: Die Organisation wächst, die Strukturen kommen nicht hinterher und irgendwann findet man sich in einer Situation wieder, wo das organisationale Betriebssystem nicht mehr zur neuen Realität und Anspruchshaltung der Organisation passt.
Das ist okay und passiert, schließlich ist das organisationale Leben am Ende ein Stolpern von Organisationskrise zu Organisationskrise. Trotzdem möchte ich Startup-Gründer*innen auch in frühen Phasen dazu ermutigen, ihre Aufmerksamkeit regelmäßig auf das Wie des Arbeitens zu lenken – und dieses Wie zu gestalten.
Klar, das das fühlt sich kurzfristig nicht effizient an, weil die Ergebnisse abstrakter sind als akquirierte Neukund*innen oder optimierte Margen. Am Ende wird es aber viel Energie sparen, versprochen!
Ich habe in diesem Artikel pragmatische Prozesse und Workshop-Formate zusammengestellt, die Gründer*innen zu Organisationsprofis machen.
1. Klare Verantwortlichkeiten verteilen mit Rollen
Das rollenbasierte Arbeiten kommt aus der Selbstorganisations-Szene und ist aus meiner Sicht die funktionalste Infrastruktur, um ein Team zu organisieren. In jedem Gründungsprozess kommt der Punkt, an dem das intuitive, sehr wenig formalisierte Organisieren nicht mehr funktioniert. Meistens zeigt sich das anhand von fehlender Klaheit darüber, wer eigentlich für was verantwortlich ist.
Das Tool „Das Rollen-Bild“ hilft dir dabei, tatsächliche Tätigkeiten in klare Verantwortungscluster zu überführen und auf Karten transparent zu machen. Jede Rolle besteht dabei aus
- einem Namen
- einem Sinn und Zweck (Warum braucht unser Team oder unsere Organisation diese Rolle?)
- drei bis fünf Verantwortlichkeiten.
2. Priorisieren im Team, aber wirklich!
Es gibt hunderte strategische Frameworks für Gründer*innen. Meine Erfahrung ist: Sie sind (fast) alle zu komplex. In den ersten drei bis fünf Jahren eines neuen Unternehmens reicht es in der Regel, zwei bis drei Fokusthemen pro Quartal festzulegen und alle Organisationsmitglieder auf diese auszurichten.
Das erste Priorisierungs-Tool, das Gründer*innen brauchen, ist entsprechend „A- vor B-Aussagen“. Damit werden widersprüchliche Ziele identifiziert und priorisiert, indem man festlegt, welches Ziel (noch) wichtiger ist. Diese Methode, die auch unter dem Namen „Even-Over-Statements“ bekannt ist, sorgt dafür, dass das Team sich auf die wirklich relevanten Prioritäten konzentriert und unnötige Belastungen reduziert.
Das Team sammelt dafür alle aktuellen Ziele und identifiziert Widersprüche, um festzulegen, welche Ziele in der aktuellen Phase Vorrang haben. Das Ziel ist es, maximal drei Hauptprioritäten zu bestimmen und diese klar zu kommunizieren.
3. Kenne deine eigenen Prioritäten
Was die A- vor B-Aussagen fürs Team sind, ist diese Übung für dich als Einzelperson. Das Tool „Prioritäten setzen und durchziehen“ ist eine persönliche Reflexionsroutine, die dabei hilft, ultraklar zu sehen, was dir wirklich wichtig ist und entsprechend zu handeln.
Aus meiner Sicht ist die Canvas deshalb so nützlich, weil sie dabei hilft herauszuarbeiten, was du nicht willst. Sie ist entlang von 6 Fragen strukturiert, zu denen es weitere Unterfragen gibt:
- Wo möchte ich langfristig hin?
- Wo möchte ich nicht hin?
- Wie komme ich dorthin?
- Was sind die schlimmsten Ablenkungspotenziale?
- Wie kann ich den Fokus auf meine Prioritäten erhöhen?
- Wie kann ich weniger Fokus auf Ablenkendes geben?
4. Überforderung strukturieren mit dem Wirkkreis
Egal, wie gut du deinen Job machst: Überforderung bei dir und / oder deinen Team-Mitgliedern gehört zum Alltag eines Gründers oder einer Gründerin. In der frühen Phase sind es einfach unfassbar viele Möglichkeiten und Ansprüche, die gleichzeitig auf einen einwirken.
Das Tool „Der Wirkkreis“ ist aus meiner Sicht sehr gut geeignet, um Überforderung zu strukturieren sich auf das zu konzentrieren, worauf man tatsächlich Einfluss hat. Der Autor Stephen Covey beschreibt in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ den Circle of Influence, der Menschen von einem reaktiven zu einem proaktiven Handeln bringt. Das Modell umfasst drei Kreise:
- den Circle of Control, der alles umfasst, was man aktiv und eigenständig verändern kann;
- den Circle of Influence, der Dinge abdeckt, die man indirekt beeinflussen kann;
- und den Circle of Concern, der alles enthält, was einem wichtig ist, aber außerhalb des eigenen Einflussbereichs liegt.
Das Tool hilft dabei, den Fokus darauf zu lenken, was man wirklich beeinflussen kann und mit Klarheit an Lösungen zu arbeiten.
5. Dein wichtigstes Meeting: das 1:1-Sync-Meeting
Als Gründer*in wirst du einen Großteil deiner (Meeting-)Zeit in 1:1-Meetings verbringen. Darum solltest du ein Format haben, in dem du dich wohlfühlst und das zuverlässig die Ergebnisse bringt, die du brauchst.
Das 1:1-Sync-Meeting ist ein supereinfaches Format, das tut, was es soll: Es funktioniert. Im Tool findest du eine klare Standard-Agenda, die du direkt übernehmen kannst. Ergänze sie um Agendapunkte, die dir noch fehlen, z.B.:
- eine Projekt-Review mit der entsprechenden Person;
- Reflexionsfragen (Wo hakt es bei dir gerade? Wo brauchst du Unterstützung?).
6. Ein schlanker Prozess für Gruppenentscheidungen
Auch dieser Prozess gehört aus meiner Sicht zum Standard-Werkzeug jedes Gründers und jeder Gründerin. Es gibt Entscheidungen, die können nicht pragmatisch aus den Verantwortlichkeiten einer einzelnen Person heraus getroffen werden, sondern brauchen einen partizipativen Prozess. Dabei ist ganz wichtig, dass ihr nicht irgendwie entscheidet, sondern klare Schritte habt, die am Ende zu einer transparenten und bestmöglichen Entscheidung führen.
Aus meiner Sicht gibt es dafür kein besseres Tool als den integrativen Entscheidungsprozess. Der Prozess beginnt mit der Beschreibung einer Spannung durch die Person, die das Thema einbringt, gefolgt von einem konkreten Vorschlag zur Lösung dieser Spannung. Anschließend stellt die Gruppe klärende Fragen, um den Vorschlag besser zu verstehen. In einer Reaktionsrunde äußert jede*r Teilnehmer*in die eigene Meinung zum Vorschlag. Danach kann die Person, die den Vorschlag eingebracht hat, diesen basierend auf dem Feedback anpassen und präzisieren.
Nach einer Einwandrunde kommt man idealerweise zu einer Lösung, die „safe enough to try“ ist – also vielleicht nicht die Lieblingslösung von jeder anwesenden Person, aber sicher genug, um damit erstmal loszulaufen.
7. Regeln entscheiden lassen
Das Wort „Regel“ ist im organisationalen Kontext nicht sehr beliebt. Viele Teams sprechen lieber von Vereinbarungen. Ich finde: Vor allem dort, wo nicht (mehr) eine Person jede Kleinigkeit entscheidet, braucht es gute, schlanke Regelwerke, die rahmengebend für das Handeln der Team-Mitglieder sind.
Um es etwas zuzuspitzen: In der Welt der klassischen Hierarchie entscheiden wenige Menschen darüber, was sehr viele Menschen machen dürfen und was nicht und sorgen so für Klarheit. Sinnvoller ist es aus meiner Sicht, Klarheit durch Regeln und Rollen zu erreichen.
Das Tool „Policy-Baukasten“ ist ein Template für Regeln, die funktionieren. Es besteht aus folgenden Bausteinen:
- Was sind die Regeln, an die sich alle halten müssen?
- Was sind Daumenregeln, an die sich alle halten sollten?
- Was sind Best Practices, die veranschaulichen, wie das aussehen kann?
- Welche weiterführenden Ressourcen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen können hilfreich sein für alle, die mehr Unterstützung benötigen?