Moderiere bessere Workshops und Meetings mit diesen 5 Übungen
Moderierst du regelmäßig Workshops oder Meetings, fühlst dich aber noch nicht wie ein Vollprofi? Ich stelle dir 5 Werkzeuge vor, die dir dabei helfen, deine Moderations-Skills zu verbessern und sicher durch jeden Termin zu führen.
Diese Tool-Auswahl wurde kuratiert von Martin aus dem Neue-Narrative-Team.
Eine aus meiner Sicht stark unterschätzte Rolle der neuen Arbeitswelt ist die des Moderators bzw. der Moderatorin, im Englischen als Facilitator bezeichnet.
In den Übersetzungsvorschlägen des Online-Wörterbuchs LEO steckt schon viel drin: Facilitation heißt unter anderem Erleichterung, Förderung, Bahnung, Unterstützung und Vermittlung. Das alles macht ein guter Moderator oder eine gute Moderatorin.
Im Artikel „Mit diesen Grundregeln gestaltet ihr Meetings, die Energie geben“ aus unserem Arbeitsmagazin Neue Narrative schreiben wir zur Moderationsrolle:
„Die Moderationsrolle ist eine wichtige Führungsrolle: Im Rahmen eines Meetings hat sie die Macht, zu entscheiden, was gerade hilfreich ist und was nicht. Sie übernimmt die Verantwortung dafür, dass die Zeit gut genutzt wird und das Meeting sein Ziel erreicht. Es ist wirklich immer sinnvoll, dass eine Person diese Rolle ausübt.
In manchen Meetings wird sie nicht so sehr in Erscheinung treten (dann schadet es aber auch nicht, sie zu haben), in anderen Meetings wird sie stark gefordert, weil alle durcheinander reden und keine*r mehr weiß, worum es gerade geht. Falls ihr diese Rolle noch nicht habt, schafft sie unbedingt und gebt ihr den Stellenwert, den sie verdient. Legt dafür fest, was genau ihr Auftrag bzw. ihr Purpose ist und welche Verantwortlichkeiten in ihr liegen.“
Die wichtigsten Verantwortlichkeiten einer Moderatorin oder eines Moderators sind folgende:
- Die Rolle macht vor dem Meeting klar, wofür es das Meeting braucht. Das kann beispielsweise mithilfe einer vorgelagerten Nachricht oder E-Mail geschehen oder über die Beschreibung des Kalendereintrags kommuniziert werden.
- Die Rolle sorgt dafür, dass die geltenden Regeln eingehalten werden. Wenn ihr euch im Team beispielsweise auf einen bestimmten Entscheidungsprozess geeinigt habt, kümmert sich der Moderator oder die Moderatorin darum, entlang dieses Prozesses zu moderieren.
- Der hakeligste Punkt ist sicherlich, dass die Rolle Meeting-Teilnehmenden das Wort erteilt und – wenn nötig – nimmt. Das ist nicht immer einfach, wenn allen Anwesenden aber klar ist, dass die entsprechende Person die Rolle Moderation inne hat, ist es gut möglich, dieser Verantwortung nachzukommen.
Klar ist: Es lohnt sich, Zeit darauf zu verwenden, die eigenen Moderations-Skills zu trainieren. Ich stelle dir in dieser Sammlung 5 kleine Werkzeuge vor, mit denen du ein besserer Moderator oder eine bessere Moderatorin wirst.
1. Raum schaffen fürs Ankommen
Jedes Meeting und jeder Workshop wird besser mit einem kurzen Check-in. Der hilft dabei, gut anzukommen und wichtige Kontextinformationen zu den anderen Anwesenden zu sammeln.
In der einfachsten Ausprägung heißt das: Wir kommen als Gruppe zusammen, stellen uns eine oder maximal zwei Fragen, die dann jede*r reihum beantwortet. Das können ganz offene Fragen sein wie:
- Wie bist du heute da?
- Was hält dich davon ab, mit deiner vollen Aufmerksamkeit hier zu sein?
Wenn das besser zur Gruppe passt, kannst du auch Fragen stellen, die einen stärkeren Arbeitsbezug haben, zum Beispiel:
- Welche abgeschlossene To-do hat dich diese Woche glücklich gemacht?
- Welche eine Sache möchtest du diese Woche noch unbedingt schaffen?
Inspiration für gute Check-in-Fragen liefert dir der Check-in-Generator tscheck.in.
2. Eine Grundstruktur, auf die du dich verlassen kannst
Jedes Format ist unterschiedlich und jedes Team braucht eigene Lösungen, die zu ihm passen. Trotzdem gibt es für einen Moderator oder eine Moderatorin nichts Besseres als Bausteine, die immer funktionieren.
Das Meeting-Canvas ist genau so eine Grundstruktur. Es enthält
- eine Checkliste mit wichtigen Items für ein gutes Meeting
- einen Kasten für Standardagenda-Punkte (z.B. Projekte reviewen, KPIs reviewen)
- einen Kasten für die offene Agenda, also für Themen, die die Teilnehmenden einbringen
- einen Kasten für nächste Schritte.
Mit diesen Bausteinen lässt sich fast jedes Format aufbauen.
3. Was brauchst du? Arbeiten mit Spannungen
Jetzt wechseln wir in den Profimodus: Im Konzept des spannungsbasierten Arbeitens steckt mindestens eine Frage, die in der Moderationsrolle dabei helfen kann, schnell und lösungsorientiert Antworten zu produzieren. Sie lautet: Was brauchst du?
Wir kennen das Konzept aus dem Organisationsmodell Holacracy. Eine Spannung ist demnach eine Differenz zwischen dem, was ist, und dem, was sein könnte. Sie ist also ein positiver Impuls zur Veränderung, ein ungenutztes Potenzial, das erst dann produktiv wirken kann, wenn die zugrunde liegende Spannung ins Team eingebracht wurde. In Diskussionsrunden bringen die Teilnehmenden also am Ende nur Spannungen ein und deine Aufgabe ist es, sie zu lösen. Dabei hilft dir die Frage: Was brauchst du, um deine Spannung zu lösen bzw. das Thema abzuschließen?
- Willst du nur die Information teilen?
- Brauchst du eine Information?
- Möchtest du ein To-do oder ein Projekt anfordern?
Oben habe ich beschrieben, wie schwierig es ist, einem Teilnehmer oder einer Teilnehmerin das Wort zu nehmen. Mit dem Konzept des spannungsbasierten Arbeitens und der dazugehörigen Frage wird es deutlich einfacher.
4. Raus aus dem Meckermodus
Auch bei diesem Mikro-Werkzeug geht es darum, Teilnehmende in einen lösungsorientierten Modus zu bringen. Als Moderator oder Moderatorin ist es schließlich deine Aufgabe, den Weg durch den Workshop oder das Meeting zu bahnen und am Ende gute Ergebnisse möglich zu machen.
Du kennst es: Ein Termin droht zu kippen, beispielsweise weil die Teilnehmenden in negativen Sprachmustern festhängen. Sie sagen dann Dinge wie:
- „Das nervt mich.“
- „Man sollte …“
- „Können wir nicht …?“
- „Immer kommt X zu spät zum Meeting!“
- „Ich kriege zu viele E-Mails!“
„Meckern statt Machen“ liefert dir eine kleine Kontextverschiebung, die dir dabei hilft, negative Sprachmuster mithilfe von vier kleinen Schritten in Lösungsansätze umzuwandeln.
5. Ein Entscheidungsprozess für alle Fälle
Zum Abschluss dieser Sammlung möchte ich dir noch einen Entscheidungsprozess nahelegen, den du immer dann vorschlagen kannst, wenn sich Teilnehmende verhakeln und ohne einen wasserdichten Prozess nicht zu einer Entscheidung gelangen.
Die große Stärke dieses Prozesses ist, dass er auch hitzige Entscheidungen gut herunterkühlt und in 7 Schritte herunterbricht, die am Ende eine Entscheidung bringen:
- Spannung klären: Welches Problem soll gelöst werden?
- Konkreter Vorschlag: Vorstellen eines Prototypen
- Klärende Fragen: Stakeholder stellen relevante Fragen
- Reaktionsrunde: Jede*r gibt Input und Feedback.
- Anpassen oder Präzisieren des Vorschlags: Prototyp wird – auf Basis des Feedbacks – integriert.
- Einwandrunde: Jede*r kann relevante Einwände und Sicherheitsbedenken äußern.
- Integration: Alle Sicherheitsbedenken werden integriert.
Am Ende erhaltet ihr einen Entscheidungsprototypen, der mindestens „safe enough to try“ ist, also sicher genug, um erstmal damit loszulaufen.