Planung und Struktur
6 Faktoren, die dir helfen, Workshops vorausschauend zu planen und klar zu strukturieren.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt 12 Minuten.
In unseren Tools findest du in der Regel stets einen Ablaufplan mit Zeiten, der dich schrittweise und sicher durch den Workshop führt. Gleichzeitig laden wir auch stets dazu ein, unsere Tools zu ergänzen oder den Ablauf so anzupassen, dass es für euren individuellen Kontext und euer Vorhaben passt.
Im Folgenden schauen wir daher auf sechs essenzielle Aspekte, die du bei der Planung von Workshops im Kopf behalten solltest.
Das lernst du in diesem Kapitel
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1. Teilnehmende
Überleg dir zunächst, wer beim Workshop dabei sein soll. Welche Personen oder Perspektiven sind hilfreich, welches Vorwissen bringen sie mit und wie gut kennen sie sich bereits?
Die Gruppengröße hat direkten Einfluss auf deine Zeitplanung. Je mehr Teilnehmende dabei sind, desto mehr Redebeiträge kommen zusammen und desto länger dauern Diskussionen und Austauschphasen. Rechne daher pro zusätzlicher Person einige Minuten mehr ein. Wenn du die Gruppe in Kleingruppen aufteilst, berücksichtige außerdem Zeit für die Präsentation und den Austausch der Ergebnisse im Plenum, der durch eine größere Anzahl an Gruppen ebenfalls mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Kalkuliere auch dann zusätzliche Zeit ein, wenn die Teilnehmenden wenig Vorkenntnisse mitbringen und zusätzliche Erklärungen notwendig sind oder wenn eine kurze Vorstellungsrunde sinnvoll ist, weil sich die Personen noch nicht kennen.
2. Check-ins und Check-outs
Check-ins und Check-outs sind gerade bei längeren Workshops weit mehr als eine nette Einstiegsfrage oder ein obligatorisches Ritual. Sie schaffen Verbindung zwischen den Teilnehmenden und setzen einen klaren Rahmen für den Anfang und das Ende des Workshops.
Ein guter Check-in unterstützt die Teilnehmenden auf mehreren Ebenen. Er lenkt die Aufmerksamkeit ins Hier und Jetzt, macht persönliche Situationen sichtbar und kann so helfen, Belastungen oder Ablenkungen bewusst wahrzunehmen und anschließend gegebenenfalls beiseitezulegen.
Je nach Format kann ein Check-in unterschiedliche Wirkungen erzielen. Eine „Minute to arrive“ fördert beispielsweise Ruhe und Fokus, während ein kurzes, aktives Warm-up Energie und Stimmung in die Gruppe bringen kann.
Ein Check-out am Ende schafft einen Raum für Reflexion und Feedback und gibt dem Workshop als Klammer einen runden Abschluss.
3. Moderation und Übergänge
Plane als Facilitator nicht nur Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte ein, sondern auch für die Moderation selbst. Dazu gehört das Erklären von Methoden, das Zusammenholen der Gruppe nach Arbeitsphasen, Überleitungen in den Arbeitsschritten oder das Einleiten von Diskussionen. Auch wenn diese Übergänge jeweils nur wenige Minuten dauern, summieren sie sich über einen längeren Workshop – das solltest du mit einplanen.
4. Pausen
Pausen sind bei längeren Workshops ab anderthalb Stunden essenziell, um Konzentration und Energie aufrechtzuerhalten. Plane daher bei mehrstündigen Workshops alle 60 bis 90 Minuten eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten ein. Vermeide nach Möglichkeit Workshops über die Mittagszeit, um längere Pausen zu vermeiden. Wenn Teilnehmende über einen längeren Zeitraum in Kleingruppen arbeiten, kannst du die Verantwortung für Pausen auch an die Gruppen selbst abgeben.
5. Puffer
Eine gut vorbereitete Agenda sollte stets einen kleinen zeitlichen Puffer beinhalten. Dieser gibt dir Flexibilität bei unvorhergesehenen Verzögerungen oder wenn eine Diskussion wertvolle Erkenntnisse hervorbringt und dafür etwas mehr Zeit braucht. Ein Puffer nimmt Druck aus dem Prozess, denn während sich kaum jemand beschwert, wenn ein Workshop früher endet, fällt eine Überziehung in der Regel negativ auf. Achte dabei trotzdem auf einen rücksichtsvollen Umgang mit Zeit und blocke nicht unnötig lange Zeiträume, weil das wiederum zu Demotivation im Vorfeld des Workshops führen kann. Eine gute Faustregel sind 5 Minuten Puffer pro volle Stunde.
6. Mentale Generalprobe
Bevor du den Workshop durchführst, gehe ihn gedanklich einmal Schritt für Schritt durch und stelle dir vor, du wärst mittendrin. Wie wirken die Übergänge? Wo könnte es haken? Wo braucht es eventuell noch eine zusätzliche Erklärung?
Diese mentale Generalprobe hilft dir, Lücken und Stolpersteine zu entdecken und gibt dir gleichzeitig Sicherheit für die Durchführung.
Eine Agenda sollte stets einen strukturierten Rahmen und gleichzeitig Raum für Flexibilität bieten. Mit unserem Agenda-Template kannst du dir deine individuelle Agenda mit nützlichen Informationen erstellen und hast so stets einen Spickzettel über Ablauf, Schritte und Dinge, an die du während des Workshops denken möchtest.
Geschafft!
Glückwunsch, du hast dies und as geschafft. Super ist das. Unten ist ein Quiz, mit dem du das Gelernte nochmal Revue passieren lassen kannst. Ansonsten: weitermachen.