4 Workshop-Formate für leichtfüßige Meetings
Wir stellen dir 4 Formate und Übungen vor, mit denen du eure Meeting-Struktur aufs nächste Level bringst.
Diese Tool-Auswahl wurde kuratiert von Martin aus dem Neue-Narrative-Team.
Es ist immer wieder beeindruckend, wie viel Zeit Organisationen in Meetings verbringen und wie wenig Zeit im Verhältnis dazu sie damit verbringen, diese Meetings funktional zu gestalten. Aus eigener Erfahrung weiß ich: Meetings müssen nicht belastend sein. Im idealen Fall gehen Teilnehmer*innen mit mehr Energie aus einem Meeting raus als sie reingegangen sind.
Zudem sind Meetings ein unterschätzter Veränderungshebel für organisationales Handeln: Warum nicht genau den Ort verändern, an dem Organisationsmitglieder 50, ja teilweise vermutlich sogar 90 Prozent ihrer Zeit verbringen?
Die folgenden Formate helfen dir dabei, eure Meetings in den Blick zu nehmen und zu verändern.
1. Meeting-Meter: Passt der Ist- zum Soll-Zustand?
Das Meeting-Meter ist ein Workshop-Format, das vor allem als Einstieg in eine größere Veränderung der Meeting-Struktur Sinn ergibt. Es ist gut, um einen ersten Wow-Moment zu erzeugen und damit die Dringlichkeit der Veränderung zu verdeutlichen. So hilft es den Teilnehmenden dabei, zwei Fragen gegeneinanderzuschneiden:
- Wie viel Zeit würdet ihr in einer idealen Arbeitswoche gerne in Meetings verbringen?
- Wie viel Zeit verbringt ihr in einer durchschnittlichen Woche in Meetings?
Das Tool ist sehr kompakt und hilft dabei, herauszuarbeiten, wie weit die Teilnehmenden von ihrem idealen Meeting-Load entfernt sind.
2. Das schlimmste Meeting der Welt
Das Horror-Meeting ist ein 90-minütiger Workshop, der Teams hilft, ein übergreifendes Meeting-Manifest zu entwickeln. Das läuft in drei Schritten ab:
- Zuerst stellen sich die Teilnehmenden die Frage: Wie würde das schlimmste Meeting der Welt aussehen? Sie beziehen sich dabei auf ihre eigenen negativen Erfahrungen.
- Im nächsten Schritt wandeln die Teilnehmenden die negativen Aspekte in positive um und entwickeln auf diese Weise das Idealbild eines perfekten Meetings.
- Abschließend erstellen die Teilnehmenden ein Meeting-Manifest mit goldenen Regeln für zukünftige Meetings. Dafür nehmen sie Variablen wie Moderation, Agenda, Dauer und Personenanzahl in den Blick.
3. Eine Standardvorlage für eure Meetings
Unsere Erfahrung ist: Meetings verändern sich in der Breite nur nachhaltig, wenn ihr eine ganz klare Grundstruktur vorgebt, die jedes Meeting bei euch erfüllen muss. Eine Vorlage dafür bietet das Meeting Canvas.
Es besteht aus drei Bausteinen, die für jedes Meeting funktionieren:
- Einem Check-in zu Beginn des Meetings und einem Check-out am Ende des Meetings.
- Einer Standardagenda, auf der wiederkehrende Agendapunkte abgearbeitet werden.
- Einer offenen Agenda, die sich entlang der Bedürfnisse der Teilnehmenden strukturiert.
4. Meetings ausmisten: Endlich weniger Meetings!
Dieses Workshop-Format passt zu euch, wenn ihr euch schon darüber einig seid, dass ihr weniger Zeit in Meetings verbringen wollt. Das Tool unterstützt die Teilnehmenden dabei, die Meetings loszuwerden, in denen sie nicht anwesend sein müssen, und die Meetings zu verbessern, in denen sie wirklich gebraucht werden, die aber in der aktuellen Form zu viel Energie ziehen.
Dafür sammeln die Teilnehmenden im ersten Schritt alle wiederkehrenden Meetings, an denen sie teilnehmen und identifizieren Maßnahmen, mit denen sich der Nutzwert des jeweiligen Meetings erhöhen lässt. Meetings, bei denen Aufwand und Nutzen zu weit auseinanderliegen, könnt ihr künftig testweise vollständig sein lassen.
Am Ende habt ihr einen Teil eurer Meetings inkrementell verbessert und einen Teil sogar vollständig ausgemistet. Das wird euer Leben verändern, versprochen!