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Das Horror-Meeting
Ein Tool, das Teams dabei hilft, Variablen für richtig gute Meetings zu definieren und Meeting-Regeln abzuleiten.
Büroangestellte in Deutschland verbringen jede Woche mehr als sechs Stunden in Meetings. Das ist viel Zeit – es lohnt sich also, herauszufinden, was für euch richtig gute Meetings ausmacht. Anhand unseres Tools wollen wir dafür genau das Gegenteil des perfekten Meetings als Startpunkt nehmen: das Horror-Meeting.
Zuerst findet ihr gemeinsam heraus, wie das schlimmste Meeting der Welt aussieht, dann kontrastiert ihr es mit seinem bestmöglichen Gegenpart. Anschließend leitet ihr euer Meeting-Manifest ab. Was muss erfüllt sein, damit ein Meeting euch mehr Energie und Klarheit gibt? Was macht den Unterschied aus zwischen einem Meeting, auf das ihr euch freut, gegenüber einem, dem ihr am liebsten fernbleiben würdet?
Beispiel-Agenda
Sammelt Charakteristika eines wahren Horror-Meetings: Was waren die schlimmsten Meetings, in denen ihr schon gesessen habt? Wie würde ein (fiktives) Meeting aussehen, das wirklich nicht mehr schlimmer sein könnte? Haltet eure Gedanken auf Post-its fest.
Wie würde das Gegenteil dessen aussehen, was ihr im Schritt zuvor beschrieben habt? Wie sieht das beste Meeting aus, das man sich nur vorstellen kann?
Sammelt Variablen, in denen sich Meetings unterscheiden können: Welche Schieberegler gibt es, die ihr hin- und herschieben könnt? Ausgehend von den Variablen könnt ihr eure goldenen Meeting-Regeln erarbeiten: Was muss erfüllt sein, dass ein Meeting euch mehr Energie und Klarheit gibt? Entwickelt euer eigenes Meeting-Manifest.
Diese Erfahrungen haben andere 9-Spaces-User mit diesem Tool gemacht:
»In einem Workshop habe ich ein Team eines kreatives Kollektivs begleitet. Ihre Herausforderung war es, dass ihr monatliches Update-Meeting kein Ende findet und sich total unbefriedigend anfühlt.
Die ersten zwei Schritte des Tools – das Horror- und das Traum-Meeting – haben sehr gut funktioniert. Es wurde schnell klar, wo die Schmerzpunkte liegen und was der Wunsch ist. Der Regler hat sich dann als anspruchsvoll bewiesen. Die Faktoren waren nicht wirklich Variablen sondern eher fixe Aussagen. Zudem war es anspruchsvoll, eine gute Flughöhe zu finden um über einzelne Bereiche des Meetings zu sprechen. Manche Punkte waren extrem im Detail (Welches Tool ist ideal um ein Protokoll zu schreiben?), andere sehr fundamental (Was ist eigentlich Sinn und Zweck des Meetings?).
Ich musste die vielen Themen gut einordnen und sortieren, um den Fokus zu halten und im Timing zu bleiben.«
»Ich habe das Tool bei uns im Team passenderweise kurz vor Halloween, am Freitag, den 13., durchgeführt. Der Workshop stand ganz unter dem Motto Halloween – sowohl was die Dekoration, Verpflegung als auch die Präsentation und den Check-in bzw. Check-out anbelangt.
Die Herangehensweise, zunächst über die Charakteristika eines absoluten Horror-Meetings zu sprechen, war trotz des ernsten Hintergrundes sehr spaßig und deshalb sehr ergiebig. Das entstandene Meeting-Manifest sollte im Nachgang digitalisiert und regelmäßig darauf geprüft werden, ob die Meeting-Regeln eingehalten wurden oder gar angepasst werden müssen.
Der Workshop war ein voller Erfolg. Sowohl das Ergebnis als der Spaßfaktor haben gestimmt!«
