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Das Meeting-Meter
Ein Tool, das euch im Team dabei hilft zu bewerten, wie viel Zeit ihr in Meetings verbringt – und was sich daran ändern soll
Bei einer 40-Stunden-Woche sind für die meisten maximal 20 Stunden Meetings machbar. Ansonsten bliebe kaum Zeit für Fokusarbeit, Reflexions- und Fortbildungszeit. Doch die jeweilige Meeting-Kapazität ist sehr verschieden.
Das Meeting-Meter hilft dabei, herauszufinden, wie viel Zeit du in einer idealen Woche in Meetings verbringst und was die Präferenzen deiner Mitarbeiter*innen sind. So fällt es leicht, nächste Schritte zu formulieren, um dem Idealzustand näher zu kommen.
Beispiel-Agenda
Zunächst reflektiert jeder für sich, wie viele Stunden pro Woche ersie maximal in Meetings verbringen könnte. Klärt vorher, was ihr als Meeting begreift: Zählt gemeinsame Fokusarbeit in Workathons etwa dazu? Vergesst nicht, Vor- und Nachbereitungszeiten in eure Rechnung miteinzubeziehen.
Nun geht es darum, herauszufinden, wie euer Traumzustand aussieht. Wie viele Stunden pro Woche möchtet ihr in einer perfekten Woche in Meetings verbringen? Notiert, wie viel Zeit ihr wöchentlich für Fokusarbeit, zum Reflektieren usw. benötigt. Zieht die Summe von eurer Wochenarbeitszeit ab, um zu eurem Meeting-Idealzustand zu gelangen.
Scannt euren Kalender aus den letzten vier bis sechs Wochen und ermittelt, wie viel Zeit ihr tatsächlich in Meetings verbracht habt. Wie groß ist die Abweichung zum Soll-Zustand?
Im letzten Schritt tragt ihr die individuellen Ergebnisse zusammen. In der PDF findet ihr eine Matrix, die auf einen Blick das Ist-Soll-Verhältnis im Team zeigt. Anschließend teilen alle kurz, wie sie zu diesem Ergebnis gekommen und wie zufrieden sie damit sind.
Reflektiert in einer Abschlussrunde, bei welchen Personen im Team es signifikante Abweichungen zwischen ihrem Ist- und Soll-Zustand gibt und ob (und wie) sich das ändern lässt. Haltet gemeinsam alle nächsten Schritte fest, die sich ergeben.
Diese Erfahrungen haben andere 9-Spaces-User mit diesem Tool gemacht:
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