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Kommunikations-Policy

In vielen Teams gibt es keine expliziten Regeln dazu, wie eigentlich kommuniziert wird. Baut euch eine eigene Policy, die die wichtigsten Grundregeln festhält.

mind. 2 Personen
2 - 3 Stunden

Im Zeitalter der Wissensarbeit besteht die Arbeit aus viel, teilweise sogar ausschließlich aus Kommunikation. Deshalb lohnt es sich, als Team gemeinsame Regeln zu formulieren, wie über E-Mail, Slack, Notion oder Sprachnachricht kommuniziert wird. Die Chance für Missverständnisse und Konflikte ist geringer, wenn eine Übereinkunft darüber besteht, welche Kanäle wie genutzt werden. Wir nennen das eine Kommunikations-Policy.

Beim Erarbeiten der Policy sind zwei Dinge wichtig: Einerseits sollte sie nicht nur dokumentieren, was eine oder wenige Personen für sinnvoll und richtig halten. Sie sollte möglichst alle Stimmen im Team einbeziehen. Zudem sollte die Policy möglichst knapp sein. Das Ziel ist nicht, dass jede*r exakt auf die gleiche Art kommuniziert. Das wäre furchtbar. Fragt euch stattdessen, in welchen Punkten Einheitlichkeit sinnvoll ist.

Damit die Policy auch wirklich genutzt wird, solltet ihr sie knapp und zugänglich halten. Falls ihr als Team längerfristig zusammenarbeitet, lohnt es sich, die Policy regelmäßig reflektieren zu und sie ggf. zu überarbeiten.

Beispiel-Agenda

1
Kanäle sammeln
5 MIN

Im ersten Schritt sammelt ihr die wichtigsten Kommunikationskanäle eures Teams.

2
Erfahrungen zusammentragen
30 MIN

Anschließend dokumentiert ihr die positiven und negativen Erfahrungen, die Menschen im Team mit den verschiedenen Kommunikationskanälen gemacht haben.

3
Regeln & Hilfestellungen formulieren
40 MIN

Leitet daraus im dritten Schritt Regeln zu jedem Kanal ab und formuliert sie so, dass sie leicht verständlich sind. Drei bis fünf Regeln sind ideal. Ihr können nach Bedarf Hilfestellungen für den Umgang mit schwierigen Situationen erarbeiten.

4
Das Tool anschlussfähig machen
45 MIN

Sobald ihr eine erste Version der Policy habt, solltet ihr sie mit dem gesamten Team diskutieren und Feedback sowie Änderungswünsche einbauen. Nehmt euch hierfür Zeit, denn das Ziel ist, dass alle die Policy von Anfang an mittragen. Sobald jedes Feedback integriert ist, legt ihr fest, wo ihr die Policy dokumentiert und welche Routinen ihr braucht, um sie wirklich zu nutzen.

Fertig 🎉

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